البيانات هي مجموعة من الحقائق التي تم تحليلها
من أجل الحصول على معلومات صحيحة ودقيقة حول موضوع ما، يتم ذلك عن طريق جمع بعض البيانات ذات الصلة ثم معالجتها. سنتعرف في الفقرات القادمة على ماهية البيانات على النحو التالي
- البيانات عبارة عن مجموعة من الحروف والكلمات والرموز والأرقام وحتى الصور، مثل بيانات من أسماء الموظفين في القسم، وبعد معالجتها ينتج ما يسمى (المعلومات)، على سبيل المثال، يرسل صور الأقمار الصناعية التي تم التقاطها من الأرض كبيانات يجمعها الكمبيوتر ويخلق صورة أو أكثر.
- لذا فإن القول بأن (البيانات عبارة عن مجموعة من الحقائق التي تم تحليلها) خاطئة.
ما هي مصادر البيانات
هناك العديد من مصادر الأدلة الأساسية، بما في ذلك ما يلي
- الإنسان هو المصدر الرئيسي الذي يجمع البيانات من البيئة المحيطة من خلال الملاحظة أو الملاحظة أو التجريب، ثم يمثل هذه البيانات في الرسوم البيانية.
- المصدر الداخلي هو مجموعة البيانات التي تم جمعها في مختلف الإدارات والأقسام.
- المصادر الخارجية هي البيانات التي تأتي من خارج المنظمة والمنشأة، مثل العملاء والموردين.
قواعد بيانات
هو نظام إلكتروني يسهل الوصول إلى البيانات وتعديلها، حيث يتم تنظيم هذه البيانات وترتيبها في شكل جدول محدد يسهل الرجوع إليه عند الحاجة، حيث يتم استخدامه لتخزين المعلومات في مؤسسات مختلفة، وله خاصية خاصة نظام إدارته، وهيكل قواعد البيانات وهيكلها ثلاثة مستويات خارجية وداخلية ومفاهيمية، بحيث يهتم المستوى الداخلي بالأداء والتكاليف بالإضافة إلى الأمور التشغيلية، بينما يحدد المستوى الخارجي الآلية التي يتعامل بها كل مستخدم. ببياناته، ويوحد المستوى المفاهيمي وجهات النظر الخارجية ويصقلها في عرض واحد شامل يخدم ما يبحث عنه المستخدم.
ما هي مزايا قواعد البيانات
هناك العديد من المزايا المضمنة في قواعد البيانات، مما جعلها أفضل الطرق المستخدمة لتخزين وتنظيم واسترجاع المعلومات بسهولة وكفاءة ومرونة أكبر، وهي كالتالي
- دمج الكثير من ملفات البيانات الصغيرة معًا في قواعد البيانات المرتبطة، مما يعطي قوة في إدارة المعلومات، ويزيد من التحكم في إدخال البيانات. التقرير النهائي الذي يحتاجه المستخدم مما يؤدي إلى السرعة في جلب المعلومات الشاملة.
- يحتوي على جميع البيانات والمعلومات في ملف واحد كبير، خاصة في قواعد البيانات المسطحة، مما يساعد على إدخال جميع البيانات المتعلقة بموضوع واحد في سجل مشترك واحد كبير، حيث يتم استخدام هذا النوع من قواعد البيانات في معظم برامج جداول البيانات، بمجرد ملء المعلومات هذا المجال يوفر الوقت ويزيد من كفاءة الإنتاجية مقارنة بالسجلات الورقية.
- وجودها في كل من المنظمات الكبيرة مثل أنظمة الكمبيوتر المركزية، ومنظمات الأعمال الصغيرة مثل أجهزة الكمبيوتر الشخصية
عيوب قواعد البيانات
على الرغم من المزايا التي تتمتع بها قواعد البيانات، إلا أن هناك بعض العيوب أيضًا، وهي كالتالي
- التكلفة الباهظة حيث تحتاج قواعد البيانات إلى مجموعة من الموارد المالية الدائمة والمستمرة.
- التعقيد حيث تكون قواعد البيانات مزيجًا معقدًا من المعلومات والبرامج والبرامج، وتكون عملية تطوير قواعد البيانات عملية معقدة للغاية وتتطلب استخدام مصممين ذوي خبرة عالية.
- الأمان تطلب الشركات الكبيرة أن تكون قواعد بياناتها آمنة ضد الفيروسات والمتسللين.
ما هي خصائص قواعد البيانات
يشتمل نظام قاعدة البيانات على العديد من الخصائص، وهي كالتالي
- حفظ البيانات.
- تجنب تسجيل نفس البيانات.
- تساعد قواعد البيانات على زيادة مساحة التخزين.
- تنظيم البيانات على أساس مبادئ محددة.
- تتيح قواعد البيانات الاتصال بين مجموعة من المستخدمين وتبادل البيانات مع بعضهم البعض.
- تسهل قواعد البيانات على المستخدم البحث عن البيانات والوصول إليها بسرعة.
- تسمح قواعد البيانات بالتبادل بين المستخدمين.
- يمكن تحديث قواعد البيانات في أي وقت وبكل سهولة.
- يمكننا تخزين البيانات وكتابتها في ملف واحد فقط دون الحاجة لأكثر من ملف.
- باستخدامه، يمكننا العثور على مناطق كبيرة يمكنها استيعاب الكثير من البيانات.
- قواعد البيانات منفصلة عن باقي برامج التطبيق.
- تعتمد عملية تخزين البيانات على مركزية تخزينها.
مكونات قاعدة البيانات
وهناك بعض المكونات التي تتشكل من خلالها أسس الأدلة، وهي كالتالي
- الجدول يسجل هذا الجدول البيانات بحيث تكون في شكل منظم ومنظم، ويتم وضعها في مربعات السجلات والحقول.
- الشكل يتم إنشاء عنصر الشكل لمساعدة المستخدم على إدخال البيانات في جداول قاعدة البيانات هذه.
- استفهام يتم وضع هذا العنصر حتى يتم الوصول إلى مجموعة معينة من البيانات من خلال البحث عن أوجه التشابه في قاعدة البيانات الفرعية الأخرى.
مجموعات قواعد البيانات
تعتمد هياكل قواعد البيانات المنشأة على مشكلة رياضية محددة، لأنها مرتبطة بتلك البيانات. فيما يلي أهم أنواع هياكل قواعد البيانات
- الهيكل الهيكلي حيث يهتم الهيكل الهيكلي بتنظيم وترتيب جميع العناصر الرسومية معًا، ووضع كل عنصرين تم تصنيفهما في اسم واحد من الجداول.
- البنية العلائقية يهتم هذا النوع من البنية بكيفية معرفة العلاقة الموجودة بين مجموعة محددة من عناصر البيانات، من أجل الجمع بين عنصرين من البيانات، حيث أن البنية العلائقية هي أحد أفضل أشكال الهياكل المستخدمة في جانب من جوانب تسجيل البيانات، ويرجع ذلك إلى أن هذه البنية لها مزاياها المختلفة التي تحدث بين علاقة البيانات ببعضها البعض، ولأن عملية البيانات التي توضع في هذا الهيكل أكبر من غيرها.
- الهيكل الهرمي يتم وضع العناصر الرسومية في شكل تسلسل هرمي، مما يعني أن هناك عنصرًا واحدًا مسؤولاً عن جميع العناصر الموجودة في قاعدة البيانات.
الفرق بين البيانات والمعلومات
تختلف البيانات عن المعلومات، لأن البيانات هي حقائق في شكل غير منظم أو متكرر. إما أن تكون المعلومات معالجة منظمة، بمعنى حقيقي، وفي الجدول التالي سنعرض الاختلافات بين كل من البيانات والمعلومات على النحو التالي
| الفرق من حيث | بيانات | المعلومات |
| التعريف | قد تكون الحقائق غير المنظمة وغير المهيكلة، كما هي تفاصيل، في شكل نص، أو رموز، أو ملاحظات، أو أرقام، أو وصف لشيء ما، وقد لا تكون البيانات مهمة في حد ذاتها، وغالبًا ما لا يكون لها غرض محدد. | البيانات المهيكلة وغير المهيكلة، التي تمت معالجتها، ذات أهمية ولها سياق محدد وهي مهمة وضرورية لصنع القرار. |
| الشكل | إنها حقائق تُستخدم للتعبير عن شيء جماعي. | إنها كيفية فهم هذه الحقائق، حيث يتم استخدامها للتعبير عن شيء فردي. |
| الحاسوب | يعالج البيانات. | يحول البيانات إلى معلومات. |
| طريقة التمثيل | اسم آخر هو تصور البيانات، والمقصود منه استخدام الطريقة المرئية لتوصيل البيانات، أو تحويلها إلى مصادر مرئية للمستخدم. | وهي تتضمن الرسوم البيانية الحلقية والرسوم البيانية الشجرية، أما بالنسبة لبيانات الشبكة، فهي تتضمن الرسوم البيانية للمصفوفة والرسوم البيانية الغرينية. |